Słuchając o tym, stanąłem jak wryty. Od tego też momentu koniecznie chciałem się dowiedzieć, co to jest ten Internet. Jak się przez niego coś przesyła? Zacząłem wszędzie szukać, jak działa (a nie było jeszcze wtedy powszechnego "wirtualnego" Internetu, żeby poszukać w nim).
Kilka lat później oglądałem film "Hakerzy" (film z roku 1995) z jedną z pierwszych ról Angeliny Jolie. Kolejnym filmem była pierwsza część Mission Impossible (film z roku 1996), gdzie Tom Cruise na laptopie w mieszkaniu-kryjówce znalazł kontakt przez "wirtualną" grupę dyskutujących o Biblii. Te sceny rozbudzały moją wyobraźnię.
Komunikat do społeczeństwa był już wtedy dość jasny. "Wirtualny" to znaczy oszukańczy, bo jakiś włamywacz mógł dzięki temu wykraść dane. Jest to niebezpieczne. Z Internetu korzystają przestępcy i szpiedzy. Najlepiej trzymać się od tego jak najdalej :)
Przypomina mi się też rok 1999 i mój pierwszy rachunek bankowy w Handlobanku, czyli elektronicznym, nowoczesnym i detalicznym oddziale Banku Handlowego. Był to środek ery tzw. "dot com" na świecie. Już za chwilę, w grudniu 1999 w Polsce wystartowało Allegro. Sprzedając na aukcjach internetowych różne rzeczy, można było stan rozliczeń z kontrahentami monitorować przez ten wirtualny Internet.
Dalej, w roku 2000 powstają dwa całkowicie wirtualne banki internetowe w Polsce, czyli mBank prowadzony przez BRE Bank, i Inteligo, kupiony potem przez PKO BP. Sam korzystałem z bankowości elektronicznej, robiąc w ten sposób przelewy, sprawdzając salda na rachunkach, i pamiętam rozmowy, jakie się wtedy toczyły; czy to wśród znajomych, czy to w mediach. Pytania: nie boisz się korzystać z takiego "wirtualnego banku"? Przecież oni nie mają oddziałów? A jak się coś stanie, to do kogo pójdziesz? A jak pieniądze "znikną"? Co wtedy zrobisz?
Minęło kilkanaście lat, a nie wyobrażamy sobie czegoś zupełnie odwrotnego. Bezoddziałowy, całkowicie wirtualny mBank okazał się nie tylko tak efektywny kosztowo, iż przejął grupę BRE Banku, która w roku 2016 zmieniła nazwę na mBank S.A. Dostarczył i upowszechnił też nową jakość obsługi, bez jakiej nie wyobrażamy sobie obecnie nowoczesnej bankowości.
Jak działa wirtualne biuro?
"Wirtualne biuro" jest to fizyczne biuro, które można wynająć wspólnie z wieloma innymi podmiotami za pośrednictwem pośrednika (operatora wirtualnego biura) wraz z całym pakietem usług biurowych. Zwłaszcza takich, które dotyczą cyfryzacji. Czyli na przykład odbioru i skanowania dokumentów, jakie pojawiają się wciąż w formie analogowej, najczęściej z urzędów.
W takim biurze można skorzystać z salki spotkań. Ale nie trzeba przebywać w nim na co dzień. Dlatego najaktywniejszą grupą odbiorców korzystających z usług wirtualnego biura są przedsiębiorcy i osoby o wolnych zawodach, świadczący swoje usługi u klienta lub zdalnie (w tym programiści, osoby doradzające tradycyjnym firmom w marketingu internetowym, wypożyczalnie samochodów, firmy transportowe, handlowe, prawnicy, tłumacze, osoby prowadzący projekty związane z odnawialną energią i mający swoją farmę solarów lub wiatraków gdzieś w polu, itp.). Także spółki z o.o., które same ze swojej natury są bytami "wirtualnymi", posiadają według prawa osobowość prawną i potrzebują siedziby.
Za niewielką, zryczałtowana opłatę, bez konieczności samodzielnego wynajamowania lokalu, zatrudnienia osoby do obsługi biura, podejmowania długoterminowych zobowiązań z różnego rodzaju dostawcami tj. internet i prąd dostaje się ochronę swojej prywatności (w porównaniu z rejestracją firmy w domu) oraz gwarancję dopełnienia wszystkich formalności prawnych z odbiorem korespondencji na czas (terminy sądowe związane z odbiorem awizo na poczcie wynoszą 2 x 7 dni i nie odebrane po tym czasie, mogą być uznane jako formalnie dostarczone; wystarczy obecnie pojechać na dwutygodniowy urlop, aby potencjalnie móc coś ważnego przegapić).
Największe wirtualne biura mają w swoich siedzibach zarejestrowane po kilkaset, a nawet tysiąc firm, które obsługuje na co dzień od kilku do kilkunastu pracowników. I ta ilość firm będzie cały czas wzrastać. Same wirtualne biura, dzięki coraz większej skali działania i powtarzalności oraz standaryzacji codziennych operacji, nie tylko dostarczają usługi na coraz wyższym poziomie ale też utrzymują ich niski koszt.
Wirtualne biuro a urzędy i rejestracja VAT
Przećwiczmy taki przypadek:
Dużo osób obawia się, że rejestrując swoja firmą na adresie “wirtualnego biura” będzie miało problemy z urzędami. Praktyka zaś jest zupełnie odwrotna. Urzędy skarbowe znając procedury danego biura, które świadczy outsourcing sekretariatu i siedziby dla wielu podmiotów, pracują dużo szybciej i sprawniej. Znają już wszystkie ramowe umowy, mają potwierdzone prawa do lokalu, mają kontakty do osób odpowiedzialnych, wiedzą czego mogą się spodziewać, bo ćwiczą to wielokrotnie każdego dnia.
Na przykład nadanie aktywnej rejestracji VAT w Wirtualnym Biurze Warszawska 6 w Białymstoku, przeważnie trwa tydzień. Gdyby tak nie było, "wirtualne biura" nie posiadałyby tylu klientów na swoje usługi.
Inaczej może być, kiedy ktoś zarejestruje firmę na adresie prywatnym w swoim mieszkaniu. Taka np. kontrola jest stresująca nie tylko dla właściciela mieszkania i jego domowników, ale i dla kogoś, kto kontrolując firmę, musi wkraczać do prywatnego mieszkania i prowadzić tam czynności sprawdzające.
Jest też drugie niebezpieczeństwo. Obecnie, gdy nie ma konieczności wydzielenia przestrzeni którą zajmuje działalność gospodarcza w mieszkaniu, z przestrzeni, która pozostaje całkowicie prywatna, domyślnie kontroli może podlegać całe mieszkanie. Wszak tam znajduje się firma. I sprawdzać można na przykład legalność oprogramowania na prywatnym laptopie dziecka, itp.
Ważne też są wypracowane przez lata dobre praktyki samych wirtualnych biur, które mogą szybko wypowiedzieć umowę klientowi, z którym został utracony kontakt (nie odbiera korespondencji lub telefonów, nie dokonuje regularnych płatności). W erze Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) naprawdę nie opłaca się prowadzić tzw. "karuzel VAT", a jeśli ktoś nawet planuje parać się takim zajęciem, wirtualne biuro jest ostatnim miejscem, w którym warto wynająć swój adres.
Najstarsze i najbardziej doświadczone wirtualne biura, dzięki skali działania i powtarzalności nie tylko są w stanie dostarczać efektywną kosztowo usługę ale robić ją sprawniej, na coraz to wyższym poziomie. Z czasem dostępne usługi poszerzają się o kolejne, wspomagające prowadzenie biznesu takie jak rozwiązania prawne i księgowe. Wirtualne biuro staje się więc centrum przedsiębiorczości, trzymającym rękę na pulsie i gotowym zaoferować najnowocześniejsze i zawsze najbardziej aktualne rozwiązania.
Wirtualne biuro = elektroniczne, cyfrowe i nowoczesne
Tak więc to wirtualne biura stoją w awangardzie procesów digitalizacyjnych w polskiej gospodarce. To one pomagają realnie wdrożyć małym i mikrofirmom cyfrowy obieg ogromnej części dokumentów, jakie przedsiębiorcy otrzymują od kontrahentów i z urzędów, odbierając je w wersji papierowej i przesyłając dalej w formie cyfrowej.
Wirtualne biura są pośrednikami pomiędzy działającymi już w pełni cyfrowo przedsiębiorcami a urzędami i sądami, które mają obowiązki przesyłać swoje dokumenty w formie papierowej dla celów dowodowych.
Jednocześnie, dzięki skali swojego działania, stają się centrami kompetencji związanych z uruchomieniem biznesu. Są punktami pierwszego kontaktu, które pomagają uruchomić firmę i są w stanie polecić sprawdzonego prawnika lub biuro rachunkowe.
I tak jak okazało się, że "wirtualny" Internet jest tak przydatny i pożyteczny w codziennym życiu, "wirtualne" banki dostarczają w wygodny sposób najwyższej jakości obsługi w bardzo konkurencyjnych cenach, tak też nie bałbym się "wirtualnych", czyli cyfrowych biur. Bo to one mogą sprawić, że mój nowo startujący biznes nie wpadnie w jakąś pułapkę które czekają na początkujących przedsiębiorców, ale będzie się mógł spokojnie rozwijać.
Aby uzyskać więcej informacji na ten temat lub umówić indywidualne spotkanie - prosimy o bezpośredni kontakt.
Autor: Paweł Makowiecki