Zakładając własną firmę, warto mieć na uwadze, że siedziba firmy nie zawsze musi oznaczać miejsce wykonywania działalności. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na wykonywanie działalności w domu lub w mało prestiżowej lokalizacji, może zarejestrować firmę pod adresem wirtualnym.
Tego typu działanie ma niebagatelny wpływ na postrzeganie firmy przez potencjalnych klientów. Z artykułu dowiesz się, czym różni się siedziba firmy od miejsca wykonywania działalności i czy wirtualne biura na pewno są legalne.
Za siedzibę firmy powszechnie uznaje się miejsce, w którym znajdują się firmowe dokumenty oraz miejsce, w którym można znaleźć jej właściciela. To właśnie pod ten adres kieruje się Urząd Skarbowy w celu przeprowadzenia kontroli. Miejscem prowadzenia działalności jest z kolei miejsce, w którym realizowane są działania firmy wynikające z działalności, którą prowadzi.
Jeśli przedsiębiorca nie może poszczycić się miejscem prowadzenia działalności, które pozwoliłoby mu przyciągnąć potencjalnych klientów i kontrahentów, może zarejestrować firmę pod adresem wirtualnym. Biuro wirtualne to nie tylko możliwość prestiżowej lokalizacji za grosze, ale również szereg innych udogodnień.
Wirtualne biuro jest usługą polegającą na pełnym outsourcingu obsługi biurowej i udostępnieniu wirtualnego adresu przedsiębiorcom. Dzięki takiemu rozwiązaniu prowadzący firmę nie musi być cały czas dostępny na miejscu, a wszystkie formalności załatwiane są przez pracowników biura wirtualnego.
Wirtualnym biurem jest realnie istniejąca firma, która udostępnia swój adres innym przedsiębiorcom, chcącym zarejestrować swoją firmę. Oprócz udostępniania adresu biura wirtualne oferują także szereg innych usług, takich jak chociażby odbieranie korespondencji czy prowadzenie księgowości.
Wirtualne biura stają się coraz popularniejsze wśród przedsiębiorców. Obecnie coraz więcej osób świadczy usługi, pracując z domu, a nie każdy chce rejestrować firmę pod adresem zamieszkania. Dzięki zarejestrowaniu firmy pod adresem wirtualnym przedsiębiorca zapewnia sobie bezpieczeństwo, nie udostępniając prywatnego adresu w sieci, a jednocześnie ma możliwość rejestracji firmy w prestiżowej lokalizacji za małe pieniądze. Co więcej, kontrole z Urzędu Skarbowego również będą odbywać się pod adresem wirtualnym, a wszystkim zajmą się wykwalifikowani pracownicy biura.
W przeszłości zdarzały się sytuacje, w których Urzędy Skarbowe kwestionowały możliwość założenia biura pod adresem wirtualnym. Decyzje urzędników były motywowane tym, że biura nie posiadały konkretnego lokalu. W przypadku spółek problemem był też brak możliwości wykonywania funkcji zarządczych pod adresem biura wirtualnego. Mimo wszelkich wątpliwości urzędników zapewniamy, że wirtualne biura były i są usługą w pełni legalną, co potwierdza orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego II FSK 3549/13 z 2014 roku:
(...) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).
Wirtualne biuro niesie za sobą szereg zalet, oprócz dotychczas tu wspomnianych, takich jak możliwość zlokalizowania swojej firmy w prestiżowym miejscu, większe bezpieczeństwo dla przedsiębiorcy oraz wizyty urzędników w biurze wirtualnym zamiast np. pod adresem domowym.
Biuro wirtualne to bardzo opłacalne rozwiązanie, zwłaszcza w obliczu wciąż rosnących cen za energię. Koszt wynajmu takiego biura waha się w zależności od miasta i lokalizacji biura wirtualnego, jednak przyjmuje się, że adres wirtualny można wynająć już od 79 zł miesięcznie.
Korzystanie z usług biura wirtualnego stanowi również wsparcie merytoryczne dla przedsiębiorcy – pracownicy biur wirtualnych na co dzień biorą udział w rozmaitych procesach administracyjnych, dzięki czemu ich wiedza i wsparcie mogą okazać się nieocenione.
Wynajmując adres wirtualny, przedsiębiorca ma jednocześnie możliwość wynajęcia przestrzeni biurowej i sal konferencyjnych, co pozwala na odbywanie spotkań z klientami i kontrahentami. Biura wirtualne wychodzą naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, którzy w miejscu prowadzenia działalności nie mają do tego odpowiedniej przestrzeni.
Przedsiębiorcy prowadzący swoje firmy, a zwłaszcza spółki, mają świadomość, z jaką ilością rozmaitych formalności wiąże się prowadzenie swojego biznesu i jak trudno jest trafić na uczciwych współpracowników. Biura wirtualne na co dzień współpracują z rozmaitymi instytucjami, są więc w stanie polecić wykwalifikowanych specjalistów, którzy pomogą przedsiębiorcy w prowadzeniu biznesu, takich jak chociażby biura księgowe czy kancelarie notarialne i prawnicze.
Podsumowując, wirtualne biuro jest świetnym pomysłem dla wszystkich przedsiębiorców, którzy chcieliby rozwijać swój biznes bez angażowania zbyt wielu środków. Biura wirtualne zapewniają wszystko, co potrzebne przedsiębiorcy do sprawnego prowadzenia firmy. Jeśli potrzebujesz wirtualnego biura w Białymstoku to zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.
Zobacz również:
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Wirtualne biuro - najcześciej zadawane pytania